Архивариусам Воронежа подыщут дополнительные площади и предложат разработать прайсы на отдельные услуги
Как нормализовать работу муниципального архива в Воронеже, а также где изыскать для не него новые, отвечающие специальным требованиям, помещения? Проблема была озвучена представителями Контрольно-счетной палаты на заседании совместной комиссии в Воронежской городской Думе.
В ее стенах парламентарии заслушали отчет о проверке финансово-хозяйственной деятельности МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж».
Собственно, тема ранее не раз поднималась и руководством архива. В его ведении находятся документы Архивного фонда РФ, материалы так называемого постоянного хранения, поступающие из «ведомственных» архивов органов местного самоуправления, а также ликвидированных организаций. При внушительном объеме работы, за учреждением не закреплены функции управления архивным делом. Как оказалось, не отвечает ведомство и за работу с обращениями граждан и документооборота.
Аудиторы КСП определили ряд первоочередных проблем городского архива. Первая среди них — отсутствие в структуре городской власти подразделения, отвечающее за архивное дело муниципалитета. Все остальные проблемы наслаиваются одна на другую.
Так, в городском архиве нет четкого тарифа на оказание платных услуг. По мнению аудиторов, это серьезная недоработка. Хотя архивные справки и копии документов, связанные с социальной защитой граждан, предоставляются муниципальным архивом бесплатно, услуги по делопроизводству, описанию архивных документов или копированию и переплету могут оказываться на платной основе, что благотворно окажется на финансовом положении учреждения.
Большой массив документации требуется сканировать, оцифровывать, чего своими силами архив сделать практически не в состоянии: нет соответствующей техники, да и персонала тоже не хватает. На этом основании парламентарии дали рекомендацию городскому архиву объявить торги и выбрать организацию на аутсорсинге, способную перевести документы в электронный формат.
Помимо этого, для размещения материалов в архиве требуются особые условия. Особенно это касается документов на бумаге. За МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» закреплены несколько зданий. Администрация учреждения и часть архивохранилища находятся на улице Бакунина. А на проспекте Патриотов расположено основное хранилище. Но внутри помещения, в котором находятся документы, проходят трубы канализации и водоснабжения, что не соответствует требованиям законодательства в отношении правил хранения архивных бумаг. На потолке видны следы протечек, гидроизоляция помещения нарушена. Да и в хранилище уже не осталось места: еще в 2020 году его заполненность составила 100%.
В мае 2016 года учреждению передали помещения на Ленинском проспекте, 149, которые требовали ремонта на сумму более 1,7 миллиона рублей. Но из-за отсутствия заявок торги не состоялись. Из бюджета города не удалось выделить необходимые средства. И управление имущественных и земельных отношений изъяли эти помещения и продали их на торгах. В августе 2019 года архиву отдали 136 кв. м. в доме № 30 на улице Домостроителей. Но и оно на данный момент уже заполнено на 100%. Учреждение неоднократно направляло письма в УИЗО с просьбой выделить помещения, но ни одно из предлагаемых не соответствовало требованиям и правилам организации хранения архивных документов.
По предложению аудиторов КСП, мэрия вполне может найти в городе резервы муниципальных служебных помещений. В частности, имеются ввиду неэффективно использующиеся площади МОАУ ВО «Воронежский институт экономики и социального управления». Там по результатам недавней проверки КСП выявлено помещение по улице Цюрюпы, 32 площадью 99,1 кв. м. Часть фонда муниципального архива там вполне могла бы разместиться.
